Modeligo Nationalschule Datenschutzrichtlinie

Einleitende Erklärung

Die Datenschutzrichtlinie der Schule gilt für die personenbezogenen Daten, die von der Schulverwaltung (Schulvorstand (BoM)) gespeichert werden und durch die Datenschutzgesetze von 1988 bis 2018 sowie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sind.

Die Richtlinie gilt für alle Schulmitarbeiter, die Schulvorstand, Eltern/Erziehungsberechtigte, Schüler und andere (einschließlich zukünftiger oder potenzieller Schüler und deren Eltern/Erziehungsberechtigte sowie Bewerber für Stellen innerhalb der Schule), soweit die Maßnahmen dieser Richtlinie sie betreffen. Die Daten werden sicher gespeichert, sodass vertrauliche Informationen gemäß den geltenden Gesetzen geschützt werden. Diese Richtlinie legt fest, wie personenbezogene Daten und besondere Kategorien personenbezogener Daten von der Schule geschützt werden.

Modeligo Nationalschule verfolgt beim Datenschutz einen Ansatz nach dem Prinzip „Privacy by Design“. Das bedeutet, dass wir bei der Erhebung personenbezogener Daten sorgfältig planen, um die Datenschutzgrundsätze von vornherein als integralen Bestandteil aller Datenvorgänge zu berücksichtigen. Wir überprüfen die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Einzelpersonen Zugriff auf ihre Daten ermöglichen
die sichere Aufbewahrung der Daten gewährleisten
unsere Datenschutzverfahren dokumentieren
Rechenschaftspflicht und Transparenz verbessern

Datenschutzgrundsätze

Der Schulvorstand ist Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten von ehemaligen, gegenwärtigen und zukünftigen Mitarbeitern, Schülern, Eltern/Erziehungsberechtigten und anderen Mitgliedern der Schulgemeinschaft. Daher ist das BoM verpflichtet, die in den Datenschutzgesetzen von 1988 bis 2018 und der DSGVO festgelegten Grundsätze des Datenschutzes einzuhalten, die sich wie folgt zusammenfassen lassen:

1. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf faire Weise

Die Informationen über die Schüler werden mit Hilfe der Eltern/Erziehungsberechtigten und des Personals gesammelt. Es werden auch Informationen von ihren vorherigen Schulen übernommen. Was Informationen betrifft, die die Schule über andere Personen speichert (Mitarbeiter, Personen, die sich um Stellen innerhalb der Schule bewerben, Eltern/Erziehungsberechtigte von Schülern usw.), so werden die Informationen im Allgemeinen von den Personen selbst mit deren vollständiger und informierter Zustimmung bereitgestellt und im Rahmen ihrer Beschäftigung oder ihres Kontakts mit der Schule zusammengestellt. Alle diese Daten werden in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und den Bestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie behandelt.

Wenn die Einwilligung die Grundlage für die Bereitstellung personenbezogener Daten bildet (z. B. Daten, die für die Teilnahme an einer Sportmannschaft oder einer außerschulischen Aktivität erforderlich sind), muss die Einwilligung eine freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständliche Willensbekundung der betroffenen Person sein. Modeligo Nationalschule wird eine eindeutige, bestätigende Handlung erfordern, z. B. das Ankreuzen eines Kästchens oder das Unterzeichnen eines Dokuments, um die Zustimmung zu signalisieren. Die Einwilligung kann in diesen Situationen von den betroffenen Personen widerrufen werden.

2. Nur für einen oder mehrere festgelegte und eindeutige rechtmäßige Zwecke verwenden

Die BoM wird die Einzelpersonen darüber informieren, warum ihre Daten erhoben werden und wofür ihre Daten verwendet werden. Alle Informationen werden stets unter Berücksichtigung der Interessen des Einzelnen gespeichert.

3. Verarbeiten Sie es nur auf eine Weise, die mit den Zwecken vereinbar ist, für die es ursprünglich gegeben wurde.

Daten, die sich auf Einzelpersonen beziehen, werden nur in einer Weise verarbeitet, die mit den Zwecken vereinbar ist, für die sie erhoben wurden. Informationen werden nur dann weitergegeben, wenn dies unbedingt erforderlich ist, und der Zugriff darauf wird streng kontrolliert.

4. Persönliche Daten sicher aufbewahren

Nur diejenigen, die einen triftigen Grund dafür haben, erhalten Zugang zu den Informationen. Persönliche Daten werden bei manuellen Aufzeichnungen sicher unter Verschluss aufbewahrt und bei elektronisch gespeicherten Daten durch Computersoftware und Passwortschutz geschützt. Tragbare Geräte, auf denen persönliche Daten gespeichert sind (wie z. B. Laptops), werden verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt.

5. Halten Sie Ihre persönlichen Daten korrekt, vollständig und aktuell

Schüler, Eltern/Erziehungsberechtigte und/oder Mitarbeiter sollten die Schule über jede Änderung informieren, die die Schule an ihren persönlichen Daten und/oder sensiblen persönlichen Daten vornehmen sollte, um sicherzustellen, dass die Daten der betreffenden Person korrekt, vollständig und aktuell sind. Sobald die Schule darüber informiert ist, wird sie alle notwendigen Änderungen an den entsprechenden Unterlagen vornehmen. Aufzeichnungen dürfen ohne entsprechende Genehmigung weder verändert noch vernichtet werden. Falls eine Änderung/Korrektur erforderlich ist, sollte ein Vermerk über die erteilte Genehmigung und die vorzunehmende(n) Änderung(en) an den Originalaufzeichnungen/Dokumenten datiert und von der Person, die die Änderung vornimmt, unterschrieben werden.

6. Stellen Sie sicher, dass es angemessen, relevant und nicht übermäßig ist.

Es werden nur die Informationen erfasst und gespeichert, die für die Erbringung einer angemessenen Dienstleistung erforderlich sind.

7. Bewahren Sie es nicht länger auf als nötig

Bewahren Sie es nicht länger auf, als es für den angegebenen Zweck oder die angegebenen Zwecke, für die es gegeben wurde, erforderlich ist. Grundsätzlich werden die Informationen für die Dauer der Schulzeit der betreffenden Person aufbewahrt. Anschließend wird die Schule die DES-Richtlinien zur Speicherung personenbezogener Daten von Schülern einhalten. Im Falle von Mitarbeitern wird die Schule sowohl die Richtlinien des DES als auch die Anforderungen der Revenue Commissioners hinsichtlich der Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten beachten. Die Schule kann die Daten einer Person auch für einen längeren Zeitraum aufbewahren, um einschlägige gesetzliche Bestimmungen einzuhalten und/oder Ansprüche aus dem Arbeitsrecht und/oder dem Vertragsrecht und/oder dem Zivilrecht abzuwehren. Siehe Tabelle zur Aufbewahrung von Schulunterlagen.

8. Auf Anfrage jeder Person eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Einzelpersonen haben das Recht zu erfahren, von wem ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und Zugang zu einer Kopie dieser Daten zu erhalten, sowie zu dem Zweck, zu dem diese gespeichert werden.

Umfang

Die Datenschutzgesetze gelten für die Aufbewahrung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Ziel dieser Richtlinie ist es, die Schule bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen zu unterstützen, diese Verpflichtungen den Schulmitarbeitern zu erläutern und Mitarbeiter, Schüler und deren Eltern/Erziehungsberechtigte darüber zu informieren, wie ihre Daten behandelt werden.

Definition von Datenschutzbegriffen

Um die Verpflichtungen der Schule richtig zu verstehen, gibt es einige Schlüsselbegriffe, die von allen relevanten Schulmitarbeitern verstanden werden sollten:

Persönliche Daten

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, d. h. eine lebende Person, die entweder anhand der Daten selbst oder anhand der Daten in Verbindung mit anderen Informationen, die sich im Besitz des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung (BoM) befinden oder voraussichtlich in dessen Besitz gelangen werden, identifiziert werden kann.

Datenverantwortlicher

Der Datenverantwortliche ist der Schulvorstand der Schule.

Betroffene Person

Die betroffene Person ist eine natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Datenverarbeitung

Datenverarbeitung bedeutet die Durchführung jeglicher Operationen oder Operationen an Daten, einschließlich:

Daten erfassen, aufzeichnen oder aufbewahren
Daten sammeln, organisieren, speichern, ändern oder anpassen
Daten abrufen, einsehen oder nutzen
Daten durch Übermittlung, Verbreitung oder sonstige Bereitstellung offenlegen
Daten abgleichen, kombinieren, sperren, löschen oder vernichten

Datenprozessor

Als Datenverarbeiter gilt eine Person, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Datenverantwortlichen verarbeitet. Ausgenommen hiervon sind Mitarbeiter des Datenverantwortlichen, die solche Daten im Rahmen ihrer Tätigkeit verarbeiten – beispielsweise Mitarbeiter einer Organisation, an die der Datenverantwortliche Arbeiten auslagert. Die Datenschutzgesetzgebung legt diesen Einrichtungen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Daten auf. Modeligo Nationalschule plant die Verwendung des Datenprozessors Aladdin.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten beziehen sich auf personenbezogene Daten, die sich auf folgende Personen beziehen:

Rasse oder ethnische Herkunft
politische Meinungen oder religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
körperliche oder geistige Gesundheit
Sexualleben und sexuelle Orientierung
genetische und biometrische Daten
strafrechtliche Verurteilungen oder der Verdacht einer Straftat
Gewerkschaftszugehörigkeit

Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist eine Sicherheitsverletzung, die zur versehentlichen oder unrechtmäßigen Zerstörung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung oder zum unbefugten Zugriff auf übermittelte, gespeicherte oder anderweitig verarbeitete personenbezogene Daten führt. Dies bedeutet jegliche Kompromittierung oder jeden Verlust personenbezogener Daten, unabhängig davon, wie oder wo dies geschieht.

Begründung

Zusätzlich zu ihren rechtlichen Verpflichtungen im Rahmen der allgemeinen Bildungsgesetzgebung hat die Schule die rechtliche Verantwortung, die Datenschutzgesetze von 1988 bis 2018 und die DSGVO einzuhalten.

Diese Richtlinie erklärt, welche Art von Daten erhoben werden, warum sie erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und an wen sie weitergegeben werden. Die Schule nimmt ihre Verantwortung gemäß dem Datenschutzrecht sehr ernst und möchte sichere Verfahren einführen, um die persönlichen Daten der Schüler zu schützen. Es wird auch anerkannt, dass die genaue Erfassung und sichere Speicherung von Fakten die Auswertung der Informationen erleichtert und es den Schulleiter und Schulvorstand ermöglicht, Entscheidungen im Hinblick auf den effizienten Betrieb der Schule zu treffen. Die effiziente Datenverarbeitung ist auch unerlässlich, um Konsistenz und Kontinuität zu gewährleisten, wenn es innerhalb der Schule und bei Schulvorstand zu Personalwechseln kommt.

Sonstige rechtliche Verpflichtungen

Bei der Umsetzung dieser Richtlinie werden die übrigen rechtlichen Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten der Schule berücksichtigt. Einige davon sind direkt mit dem Datenschutz verbunden. Zum Beispiel:

Nach Abschnitt 9(g) des Bildungsgesetzes von 1998 haben die Eltern eines Schülers oder ein Schüler, der das 18. Lebensjahr vollendet hat, Anspruch auf Zugang zu den von der Schule geführten Aufzeichnungen über den schulischen Fortschritt des Schülers.

Gemäß Abschnitt 20 des Bildungs- (Wohlfahrts-)Gesetzes von 2000 muss die Schule ein Register aller Schüler führen, die die Schule besuchen.

Nach Abschnitt 20(5) des Education (Welfare) Act, 2000 ist ein Schulleiter verpflichtet, bestimmte Informationen über die Anwesenheit des Kindes in der Schule und andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Bildungsfortschritt des Kindes dem Schulleiter einer anderen Schule, zu der ein Schüler wechselt, mitzuteilen. Modeligo Nationalschule sendet eine Kopie des vom National Council for Curriculum and Assessment bereitgestellten Reisepasses eines Kindes an Schulleiter der weiterführenden Schule, an der der Schüler eingeschrieben ist.

Sofern Berichte über Schüler, die von anderen Fachkräften als dem Personal von Modeligo Nationalschule erstellt wurden, in den aktuellen Schülerakten enthalten sind, werden diese Berichte nur dann an die weiterführende Schule weitergeleitet, wenn zuvor eine ausdrückliche schriftliche Genehmigung der Eltern der betreffenden Schüler eingeholt und erteilt wurde.

Gemäß Abschnitt 21 des Bildungs- (Wohlfahrts-)Gesetzes von 2000 muss die Schule die Anwesenheit oder Nichtanwesenheit der an der Schule registrierten Schüler an jedem Schultag aufzeichnen.

Gemäß Abschnitt 28 des Education (Welfare) Act, 2000, kann die Schule die von ihr gespeicherten personenbezogenen Daten an bestimmte vorgeschriebene Stellen (das Ministerium für Bildung und Kompetenzen, Tusla, den Nationalen Rat für Sonderpädagogik und andere Schulen) weitergeben. Der Prüfungsausschuss muss sich davon überzeugen, dass die Daten für einen „relevanten Zweck“ verwendet werden (wozu auch die Erfassung der Bildungs- oder Ausbildungsgeschichte einer Person oder die Überwachung ihres Bildungs- oder Ausbildungsfortschritts gehören; oder die Durchführung von Forschungen zu Prüfungen, zur Teilnahme an Bildungsmaßnahmen und zur allgemeinen Wirksamkeit von Bildung oder Ausbildung).

Gemäß Abschnitt 14 des Gesetzes über die Bildung von Personen mit sonderpädagogischem Förderbedarf von 2004 ist die Schule verpflichtet, dem Nationalen Rat für Sonderpädagogik (und seinen Mitarbeitern, zu denen auch die Sonderpädagogik-Organisatoren gehören) solche Informationen zur Verfügung zu stellen, die der Rat von Zeit zu Zeit in angemessener Weise anfordert.

Der Freedom of Information Act 2014 gewährt ein eingeschränktes Recht auf Zugang zu Informationen, die von öffentlichen Stellen verwaltet werden und bei denen es sich nicht unbedingt um „personenbezogene Daten“ handeln muss, wie es bei Datenschutzgesetzen der Fall ist. Während die meisten Schulen derzeit nicht dem Informationsfreiheitsgesetz unterliegen (mit Ausnahme von Schulen, die der Aufsicht von Bildungs- und Ausbildungsbehörden unterstehen), könnten, wenn eine Schule einer vom Informationsfreiheitsgesetz erfassten Stelle (wie z. B. dem Ministerium für Bildung und Kompetenzen) Informationen zur Verfügung gestellt hat, diese Unterlagen von dieser Stelle auf Anfrage offengelegt werden.

Nach Abschnitt 26(4) des Gesundheitsgesetzes von 1947 ist eine Schule verpflichtet, der Gesundheitsbehörde, die ihr eine Mitteilung über eine medizinische Untersuchung, z. B. eine zahnärztliche Untersuchung, zugestellt hat, alle angemessenen Einrichtungen (einschließlich Einrichtungen zur Ermittlung der Namen und Adressen der Schüler, die die Schule besuchen) zur Verfügung zu stellen.

Nach dem Children First Act 2015 sind die in Schulen beauftragten Personen verpflichtet, Bedenken hinsichtlich des Kindeswohls der TUSLA – Child and Family Agency (oder im Notfall und bei Nichterreichbarkeit der TUSLA der An Garda Síochána) zu melden.

Bezug zum charakteristischen Geist der Schule

Modeligo Nationalschule hat folgende Ziele:

Schülerinnen und Schüler in ihrer vollen Potenzialentfaltung unterstützen
Ein sicheres Lernumfeld schaffen
Den Respekt vor der Vielfalt von Werten, Traditionen, Sprachen und Lebensweisen in der Gesellschaft fördern

Wir streben an, diese Ziele zu erreichen und dabei die Rechte auf Privatsphäre und Datenschutz von Schülern, Mitarbeitern, Eltern/Erziehungsberechtigten und anderen Personen, die mit uns in Kontakt treten, zu respektieren. Die Schule möchte diese Ziele erreichen und dabei die Rechte der Einzelnen auf Privatsphäre und ihre Rechte gemäß den Datenschutzgesetzen uneingeschränkt respektieren.

Persönliche Daten

Die von der Schule gespeicherten personenbezogenen Daten können folgende Kategorien umfassen.

Personalakten

Kategorien von Mitarbeiterdaten

Neben den aktuellen Mitarbeitern (und ehemaligen Mitarbeitern) können diese Aufzeichnungen auch Bewerber betreffen, die sich auf Stellen innerhalb der Schule bewerben, Lehramtsanwärter und Lehrer in der Probezeit. Personalakten können Folgendes enthalten:

Name, Adresse und Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer
Name und Kontaktdaten des nächsten Angehörigen für Notfälle
Originalunterlagen zur Bewerbung und Ernennung für Beförderungsstellen
Angaben zu genehmigten Abwesenheiten (Berufsauszeiten, Elternzeit, Bildungsurlaub usw.)
Angaben zum beruflichen Werdegang (Qualifikationen, unterrichtete Klassen, Fächer usw.)
Angaben zu Unfällen/Verletzungen, die sich der/die Mitarbeiter/in auf dem Schulgelände oder im Zusammenhang mit der Ausübung seiner/ihrer schulischen Tätigkeit zugezogen hat
Aufzeichnungen über alle Meldungen, die die Schule (oder ihre Angestellten) über den/die Mitarbeiter/in an staatliche Stellen und/oder andere Behörden gemäß dem Children First Act 2015 erstattet hat

Zwecke

Personalakten werden zu folgenden Zwecken geführt:

Verwaltung und Führung des Schulbetriebs (aktuell und zukünftig)
Abwicklung der Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter und Berechnung sonstiger Leistungen/Ansprüche (einschließlich anrechenbarer Dienstzeiten für die Berechnung von Rentenzahlungen, Ansprüchen und/oder Abfindungen, sofern relevant)
Zukünftige Abwicklung der Rentenzahlungen

Personalmanagement

Dokumentation von Beförderungen (einschließlich der Unterlagen zu beantragten Beförderungen) und Änderungen der Verantwortlichkeiten
Sicherstellung der Einhaltung der Arbeitgeberpflichten der Schule, insbesondere der Gewährleistung eines sicheren und effizienten Arbeits- und Lernumfelds (einschließlich der Einhaltung der Pflichten gemäß dem Arbeitsschutzgesetz 2005)
Sicherstellung der Einhaltung der Vorgaben des Bildungsministeriums, der Finanzbehörden, des Nationalen Rates für Sonderpädagogik, von TUSLA, des HSE und aller anderen staatlichen, gesetzlichen und/oder aufsichtsrechtlichen Stellen

Einhaltung der für die Schule relevanten Gesetze

Standort und Sicherheit

Die manuellen Aufzeichnungen werden in einem sicheren, verschlossenen Aktenschrank in einem verschlossenen Verwaltungsbüro aufbewahrt, zu dem nur Personal Zugang hat, das zur Nutzung der Daten berechtigt ist. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit aller Daten zu wahren, zu denen sie Zugang haben. Die digitalen Datensätze werden auf einem passwortgeschützten Computer mit angemessener Verschlüsselungs- und Firewall-Software in einem verschlossenen Büro gespeichert.

Schülerakten

Kategorien von Schülerdaten

Dazu gehören beispielsweise Informationen, die bei der Einschreibung erfragt und erfasst sowie während der Schulzeit des Schülers zusammengetragen werden:

Name, Adresse und Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer
Geburtsdatum und -ort
Namen und Adressen der Eltern/Erziehungsberechtigten und deren Kontaktdaten (einschließlich etwaiger Sonderregelungen bezüglich Vormundschaft, Sorgerecht oder Umgangsrecht)
Religionszugehörigkeit
ethnische Herkunft
Zugehörigkeit zur Traveller-Gemeinschaft, falls zutreffend
ob der/die Schüler/in (oder seine/ihre Eltern) eine Krankenversicherungskarte besitzt
ob Englisch die Muttersprache des/der Schülers/Schülerin ist und/oder ob der/die Schüler/in Unterstützung in Englisch benötigt
etwaige relevante besondere Umstände (z. B. sonderpädagogischer Förderbedarf, gesundheitliche Probleme usw.)
Informationen zum bisherigen Schulbesuch (einschließlich Zeugnissen, Empfehlungsschreiben, Beurteilungen und anderen Unterlagen von zuvor besuchten Schulen)
psychologische, psychiatrische und/oder medizinische Gutachten
Anwesenheitslisten
Fotos und Videoaufnahmen von Schülern/Schülerinnen (auch bei Schulveranstaltungen und zur Dokumentation von Leistungen), die gemäß der zugehörigen Richtlinie zur Schulfotografie verwaltet werden
Schulleistungen – belegte Fächer, Klassenarbeiten, Prüfungsergebnisse gemäß den offiziellen Schulzeugnissen
Nachweise über bedeutende Leistungen
ob der/die Schüler/in vom Irischunterricht befreit ist
Aufzeichnungen über Disziplinarmaßnahmen/Ermittlungen und/oder verhängte Sanktionen

– sonstige Aufzeichnungen, z. B. über schwere Verletzungen/Unfälle (Hinweis: Es wird empfohlen, die Eltern darüber zu informieren, dass ein bestimmter Vorfall dokumentiert wird)

– Aufzeichnungen über alle Meldungen, die die Schule (oder ihre Angestellten) in Bezug auf den Schüler/die Schülerin an staatliche Stellen und/oder andere Behörden gemäß dem Children First Act 2015 erstattet hat

Zwecke

Die Zwecke der Führung von Schülerakten umfassen:

jedem Schüler die bestmögliche Entwicklung zu ermöglichen
gesetzliche und behördliche Vorgaben zu erfüllen
sicherzustellen, dass berechtigte Schüler von der entsprechenden zusätzlichen Förderung oder finanziellen Unterstützung profitieren können
die Durchführung des Religionsunterrichts zu unterstützen
die Kontaktaufnahme mit den Eltern/Erziehungsberechtigten im Notfall oder bei Schulschließungen zu ermöglichen und sie über den Lernfortschritt ihres Kindes oder Schulveranstaltungen zu informieren

den Bildungs-, Sozial-, körperlichen und emotionalen Bedürfnissen der Schüler gerecht zu werden

Fotos und Videoaufnahmen von Schülern werden (mit deren Einverständnis) angefertigt, um schulische Erfolge zu würdigen, z. B. Jahrbücher erstellen, eine Schulwebsite einrichten, Schulveranstaltungen dokumentieren und die Schulgeschichte festhalten

sicherstellen, dass der Schüler die Aufnahmekriterien der Schule erfüllt
sicherstellen, dass die Schüler das Mindestalter für den Besuch der Grundschule erreichen
sicherstellen, dass jeder Schüler, der eine Befreiung vom Irischunterricht beantragt, die Kriterien für die Erteilung einer solchen Befreiung von den Behörden erfüllt
dem Ministerium für Bildung und Kompetenzen, dem Nationalen Rat für Sonderpädagogik, TUSLA und anderen Schulen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den Anweisungen der Regierungsbehörden Dokumente/Informationen über den Schüler zur Verfügung stellen
auf Anfrage des Schülers (oder seiner Eltern/Erziehungsberechtigten im Falle eines Schülers unter 18 Jahren) Dokumente/Informationen/Empfehlungen für weiterführende Bildungseinrichtungen bereitstellen

Standort und Sicherheit

Gemäß den obenstehenden Personalakten.

Schulvorstand Records

Datenkategorien

Name, Adresse und Kontaktdaten jedes Mitglieds von Schulvorstand (einschließlich ehemaliger Mitglieder)
Unterlagen zu den Ernennungen in den Vorstand
Protokolle der Schulvorstand-Sitzungen und Korrespondenz an den Vorstand, die gegebenenfalls personenbezogene Daten enthält

Zwecke

Um den Betrieb von Schulvorstand in Übereinstimmung mit dem Education Act 1998 und anderen anwendbaren Gesetzen zu ermöglichen und um ein Verzeichnis der Ernennungen und Entscheidungen des Vorstands zu führen.

Standort und Sicherheit

Gemäß den obenstehenden Personalakten.

Sonstige Aufzeichnungen: Gläubiger

Datenkategorien

Die Schule kann einige oder alle der folgenden Informationen über Gläubiger (von denen einige Selbstständige sind) speichern:

Name
Adresse
Kontaktdaten
Sozialversicherungsnummer
Steuerdaten
Bankverbindung
Zahlungsbetrag

Zwecke

Diese Informationen werden für die laufende Verwaltung und Abwicklung der Finanzangelegenheiten der Schule benötigt, einschließlich der Bezahlung von Rechnungen, der Erstellung des Jahresabschlusses und der Einhaltung von Prüfungen und Untersuchungen durch die Finanzbehörden.

Standort und Sicherheit

Gemäß den obenstehenden Personalakten.

Sonstige Unterlagen: Formulare zur Steuerrückerstattung für Spenden

Datenkategorien

Die Schule speichert möglicherweise folgende Daten über Spender, die wohltätige Spenden an die Schule geleistet haben:

Name
Adresse
Telefonnummer
Sozialversicherungsnummer
Steuersatz
Unterschrift
Bruttospendenbetrag

Zwecke

Schulen haben Anspruch auf die steuerliche Vergünstigung für erhaltene Geldspenden. Um die Steuererleichterung in Anspruch nehmen zu können, muss der Spender eine Bescheinigung (CHY2) ausfüllen und diese an die Schule weiterleiten, damit diese den auf die Spende aufgeschlagenen Steuerbetrag geltend machen kann. Die auf dem entsprechenden Zertifikat abgefragten Informationen sind Name, Adresse, PPS-Nummer, Steuersatz, Telefonnummer und Unterschrift der Eltern sowie der Bruttobetrag der Spende. Dieses Dokument wird von der Schule für den Fall einer Prüfung durch die Finanzbehörden aufbewahrt.

Standort und Sicherheit

Gemäß den obenstehenden Personalakten.

Prüfungsergebnisse

Die Schule speichert Daten, die die Prüfungsergebnisse ihrer Schüler umfassen. Dazu gehören die Ergebnisse von Klassen-, Halbjahres-, Jahres- und kontinuierlichen Leistungsbeurteilungen sowie die Ergebnisse standardisierter Tests.

Der Hauptzweck dieser Prüfungsergebnisse besteht darin, den Fortschritt eines Schülers zu überwachen und eine solide Grundlage für die Beratung von Schülern und ihren Eltern oder Erziehungsberechtigten hinsichtlich des Bildungsstandes und Empfehlungen für die Zukunft zu bieten. Die Daten können auch zu statistischen Zwecken/zur Berichterstattung aggregiert werden, beispielsweise zur Erstellung von Ergebnistabellen. Die Daten können an das Ministerium für Bildung und Kompetenzen, den Nationalen Rat für Lehrplan und Bewertung sowie an andere Schulen, an die Schüler wechseln, weitergegeben werden. Standort und Sicherheit gemäß den oben stehenden Personalakten.

Links zu weiteren Richtlinien und zur Lehrplanumsetzung

Unsere Schulrichtlinien müssen im Rahmen des Gesamtschulplans miteinander konsistent sein. Relevante, bereits bestehende, in Entwicklung befindliche oder überprüfte Schulrichtlinien werden im Hinblick auf die Datenschutzrichtlinie geprüft, und alle sich daraus ergebenden Auswirkungen werden berücksichtigt.

Folgende Maßnahmen könnten in Betracht gezogen werden:

Schülerdatenbank (Online-Datenbank): Datenerfassung gemäß den Vorgaben des Ministeriums für Bildung und Kompetenzen
Kinderschutzverfahren
Anti-Mobbing-Verfahren
Verhaltensregeln
Einschreibungsrichtlinien
Richtlinien zur akzeptablen Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT)
Bewertungsrichtlinien
Richtlinien für sonderpädagogischen Förderbedarf
Bibliotheksrichtlinien
Richtlinien für die Buchausleihe
Richtlinien für kritische Vorfälle
Richtlinien der Schülervertretung
Anwesenheitsrichtlinien

Rechte betroffener Personen gemäß DSGVO

Die Datenverarbeitung in dieser Schule erfolgt unter Berücksichtigung der Rechte der betroffenen Personen. Gemäß der DSGVO und den Datenschutzgesetzen von 1988 bis 2018 haben betroffene Personen folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO)

Die betroffenen Personen haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben sie das Recht, eine Kopie dieser Daten sowie Informationen über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der gespeicherten Daten und die Empfänger, denen diese Daten offengelegt wurden oder werden, zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)

Die betroffenen Personen haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Recht auf Löschung / Recht auf Vergessenwerden (Artikel 17 DSGVO)

Betroffene Personen können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten beantragen, wenn:

Die Daten werden für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt.

Die Einwilligung wurde widerrufen, und es besteht keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Wichtig: Das Recht auf Löschung gilt nicht, wenn die Schule gesetzlich zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet ist (z. B. Anwesenheitslisten gemäß dem Education (Welfare) Act 2000 oder Finanzunterlagen, die von den Finanzbehörden verlangt werden). In solchen Fällen wird die Schule erläutern, welche Daten aufbewahrt werden müssen und wie lange.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)

Betroffene Personen können unter bestimmten Umständen verlangen, dass die Schule die Verarbeitung ihrer Daten einschränkt, beispielsweise während der Überprüfung der Richtigkeit der Daten oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die betroffene Person aber der Löschung widerspricht.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, haben die betroffenen Personen das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO)

Die betroffenen Personen haben das Recht, der Verarbeitung ihrer Daten aufgrund berechtigter Interessen oder der Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse zu widersprechen. Die Schule wird die Verarbeitung einstellen, es sei denn, sie kann zwingende berechtigte Gründe nachweisen, die die Interessen der betroffenen Person überwiegen.

Recht, nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden (Artikel 22 DSGVO)

Die Schule trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Folgen haben oder Einzelpersonen in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Wie Sie Ihre Rechte ausüben können

Stellen eines Antrags auf Auskunft über personenbezogene Daten (DSAR)

Jede Person (oder ein Elternteil/Erziehungsberechtigter, der im Namen eines Kindes unter 18 Jahren handelt) kann Auskunft über die personenbezogenen Daten verlangen, die die Schule über sie speichert. Anfragen sind schriftlich an folgende Adresse zu richten:

E-Mail: modeligo.ias@gmail.com
Postanschrift: Modeligo Nationalschule, Modeligo, Cappoquin, Co. Waterford

Um Ihre Anfrage effizient bearbeiten zu können, geben Sie bitte Folgendes an:

Ihr vollständiger Name (und gegebenenfalls der Name des Kindes)
Ihre Kontaktdaten
eine Beschreibung der gesuchten Daten, falls bekannt
ein Identitätsnachweis (z. B. eine Kopie Ihres Personalausweises)

Reaktionszeit

Die Schule wird innerhalb eines Kalendermonats nach Eingang einer gültigen Anfrage antworten. Wenn die Anfrage komplex ist oder eine große Anzahl von Anfragen vorliegt, kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Über eine etwaige Verlängerung werden Sie innerhalb des ersten Monats informiert.

Gebühren

Für die Bearbeitung einer Anfrage wird im Normalfall keine Gebühr erhoben. Eine angemessene Gebühr kann erhoben werden, wenn die Anfrage offensichtlich unbegründet, wiederholt oder übertrieben ist oder wenn zusätzliche Kopien angefordert werden.

Einschränkungen

Die Schule darf keine personenbezogenen Daten anderer Personen (außer der betroffenen Person) weitergeben, es sei denn, diese Person hat ihre Einwilligung erteilt. Informationen können auch dann zurückgehalten werden, wenn die Offenlegung wahrscheinlich zu einer ernsthaften Beeinträchtigung der körperlichen oder geistigen Gesundheit der betroffenen Person oder einer anderen Person führen würde oder wenn sie dem Anwaltsgeheimnis unterliegen.

Antrag auf Löschung oder Berichtigung

Anträge auf Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten sind schriftlich unter Verwendung der oben genannten Kontaktdaten zu stellen. Die Schule wird jede Anfrage im Hinblick auf ihre rechtlichen Verpflichtungen prüfen und innerhalb eines Kalendermonats antworten.

Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung beruht (z. B. bei Fotografien oder optionalen Aktivitäten), kann die Einwilligung jederzeit durch schriftliche Kontaktaufnahme mit der Schule widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Datenaufbewahrungsplan

Die Schule speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die folgende Tabelle listet die wichtigsten Aufbewahrungsfristen auf:

| Datensatztyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage / Richtlinien |

---|---|---|

Schülerregistrierungsunterlagen | Dauer der Registrierung + 7 Jahre | DES-Richtlinien |

Schüleranwesenheitslisten | Dauer der Registrierung + 7 Jahre | Bildungsgesetz (Wohlfahrt) 2000 |

Ergebnisse standardisierter Tests | Dauer der Registrierung + 7 Jahre | DES-Richtlinien |

Ärztliche/psychologische Gutachten von Schülern | Dauer der Registrierung + 7 Jahre | DES-Richtlinien |

Unterlagen zu sonderpädagogischem Förderbedarf | Dauer der Registrierung + 7 Jahre | EPSEN-Gesetz 2004 |

Kinderschutzakten | Unbefristet (oder nach Anweisung von Tusla) | Kinderschutzgesetz 2015 |

Veröffentlichte Schülerfotos | Maximal 3 Jahre ab Veröffentlichung | Schulrichtlinie für Fotografie und Bildmaterial |

Einwilligungserklärungen zur Fotografie | Dauer der Registrierung + 1 Jahr | Schulrichtlinie für Fotografie und Bildmaterial |

Abgelehnte Einschreibungsanträge | 12 Monate ab Entscheidung | Schulaufnahmerichtlinien |

Personalakten | Beschäftigungsdauer + 7 Jahre | Richtlinien des Bildungsministeriums / Anforderungen der Finanzbehörde |

Gehalts- und Steuerunterlagen der Mitarbeiter | Beschäftigungsdauer + 7 Jahre | Finanzbehörde |

Protokolle | Unbefristet | Bildungsgesetz 1998 |

Unterlagen von Vorstandsmitgliedern | 7 Jahre nach Ende der Amtszeit | Richtlinien des Bildungsministeriums |

Kreditoren-/Finanzunterlagen | Laufendes Jahr + 7 Jahre | Finanzbehörde |

Unfall-/Vorfallsberichte | 10 Jahre (Minderjährige: bis zum 28. Lebensjahr) | Verjährungsgesetz 1957 |

Videoaufnahmen (falls zutreffend) | Maximal 28 Tage | Richtlinien des Datenschutzbeauftragten |

Die Datensätze werden nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist sicher vernichtet (Papierdatensätze durch Schreddern, digitale Datensätze durch sicheres Löschen).

Datenprozessor

Wenn die Schule die Datenverarbeitung an einen externen Datenverarbeiter (Aladdin) auslagert, ist sie gesetzlich verpflichtet, einen schriftlichen Vertrag (eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO) abzuschließen. Die Vereinbarung mit Modeligo Nationalschule legt die Bedingungen fest, unter denen die Daten verarbeitet werden dürfen, die mit der Verarbeitung der Daten verbundenen Sicherheitsvorkehrungen sowie die Bestimmung, dass die Daten nach Abschluss oder Beendigung des Vertrags gelöscht oder zurückgegeben werden müssen.

Die Schulwebsite wird auf Cloudflare Pages gehostet. Cloudflare verarbeitet Daten gemäß seiner Datenschutzrichtlinie und ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert.

Datenübermittlungen außerhalb des EWR

Die Schule übermittelt personenbezogene Daten nicht routinemäßig außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Wenn ein Drittanbieter Daten außerhalb des EWR verarbeitet (z. B. Durch das globale Netzwerk von Cloudflare stellt die Schule sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind, wie z. B. die Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzrahmen oder von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.

Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Alle Vorfälle, bei denen personenbezogene Daten gefährdet wurden, müssen gemäß Artikel 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme des Verstoßes durch die Schule der Datenschutzkommission (DPC) gemeldet werden.

Wenn die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt, muss die BoM die betroffene Person unverzüglich über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren (Artikel 34 DSGVO).

Wenn ein Datenverarbeiter von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt, muss er dies dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung (BoM) unverzüglich mitteilen.

Die Schule führt ein Register für Datenschutzverletzungen, in dem alle Verstöße (einschließlich derjenigen, die die Meldeschwelle für die Datenschutzkommission nicht erreichen) mit Einzelheiten zum Verstoß, seinen Auswirkungen und den ergriffenen Abhilfemaßnahmen erfasst werden.

Beschwerden

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie die Schule Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet oder auf eine Anfrage reagiert hat, unzufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzkommission einzureichen:

Website: www.dataprotection.ie
E-Mail: info@dataprotection.ie
Postanschrift: Datenschutzkommission, 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28
Telefon: +353 (0)1 765 0100 / 1800 437 737

Wir würden es begrüßen, die Gelegenheit zu erhalten, Ihre Anliegen direkt zu klären, bevor Sie sich an die Datenschutzbehörde wenden.

Bereitstellung von Informationen am Telefon

Ein Mitarbeiter, der telefonische Anfragen bearbeitet, sollte vorsichtig sein, keine persönlichen Informationen, die sich im Besitz der Schule befinden, am Telefon preiszugeben. Insbesondere sollte der Mitarbeiter Folgendes beachten:

Bitten Sie den Anrufer, seine Anfrage schriftlich einzureichen.

Leiten Sie die Anfrage in schwierigen Fällen an Schulleiter weiter, um Unterstützung zu erhalten.

Sie sollen sich nicht gezwungen fühlen, persönliche Informationen preiszugeben.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die BoM ist der Datenverantwortliche und Schulleiter setzt die Datenschutzrichtlinie um und stellt sicher, dass Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten oder Zugriff darauf haben, mit ihren datenschutzrechtlichen Pflichten vertraut sind.

Folgende Mitarbeiter sind für die Umsetzung der Datenschutzrichtlinie verantwortlich:

| Name | Verantwortlichkeit |

---|---|

Schulvorstand | Datenverantwortlicher |

Schulleiter | Umsetzung der Richtlinie |

Überwachung der Umsetzung der Richtlinie

Die Umsetzung der Richtlinie wird von den Mitarbeitern von Schulleiter und Schulvorstand überwacht.

Überprüfung und Bewertung der Richtlinie

Die Richtlinie wird nach 2 Jahren überprüft und evaluiert. Bei der fortlaufenden Überprüfung und Bewertung werden sich ändernde Informationen oder Richtlinien (z. B. vom Datenschutzbeauftragten, dem Ministerium für Bildung und Kompetenzen oder TUSLA), Gesetze und Rückmeldungen von Eltern/Erziehungsberechtigten, Schülern, Schulpersonal und anderen berücksichtigt. Die Richtlinie wird gegebenenfalls im Lichte einer solchen Überprüfung und Bewertung sowie im Rahmen der Schulplanung überarbeitet.

Diese Richtlinie wurde ursprünglich am 6. November 2018 von der Schulvorstand ratifiziert und zuletzt im April 2026 aktualisiert.